Facturación Electrónica Obligatoria
¿Estás preparado para cumplir con la facturación electrónica y la Ley Crea y Crece?
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La facturación electrónica será obligatoria para todas las operaciones entre empresas y profesionales. Esta nueva normativa supone un cambio profundo en la forma de emitir, recibir y gestionar facturas, y requiere contar con software homologado y procesos digitales adaptados.
En Ventura Espejo ayudamos a las empresas a entender la normativa, cumplir los plazos y adaptar sus sistemas de forma ordenada y segura.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se genera, envía y recibe exclusivamente en formatos digitales estructurados.
Para ser válida, debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad mediante el uso de programas informáticos certificados.
Con la Ley Crea y Crece, la factura electrónica pasa a ser obligatoria en todas las operaciones B2B, dejando sin validez el papel o el PDF simple. La normativa se apoya en la Ley 18/2022 y el sistema VeriFactu, que exige trazabilidad, inalterabilidad y envío seguro de la información a la Agencia Tributaria.
Funcionalidades principales
Trazabilidad total de cada factura
Reducción de costes administrativos y operativos
Automatización de procesos
Integración directa con el ERP y la contabilidad
Mejor control de cobros y plazos de pago
Mejora de la liquidez y la planificación financiera
Nuevas obligaciones para empresas y autónomos
La nueva normativa implica cambios relevantes en la gestión diaria:
- Software homologado para emitir y registrar facturas electrónicas estructuradas
- Fin del PDF simple como medio válido de facturación B2B
- Control del estado de las facturas, incluyendo aceptación, rechazo y fecha de pago
- Conservación digital obligatoria de las facturas durante al menos 4 años
Antes y después de la nueva normativa
Situación tradicional
Papel o PDF no estructurado
Envío manual por email o correo
Sin control del estado ni del pago
Archivo físico o carpetas simples
Nueva facturación electrónica
Formato estructurado obligatorio
Plataformas de intercambio conectadas
Control de aceptación y fecha de pago
Conservación digital segura y accesible
Ayudas disponibles: Kit Digital
Las empresas pueden acogerse al programa Kit Digital, financiado con fondos europeos, para subvencionar la implantación de soluciones homologadas de facturación electrónica y adaptación normativa.
Régimen sancionador
El incumplimiento de la normativa puede conllevar sanciones de hasta 10.000 €, tanto por no emitir facturas electrónicas como por no ofrecer la posibilidad de recibirlas conforme a los requisitos técnicos exigidos.
Consecuencias de no cumplir con la factura electrónica
No emitir facturas electrónicas cuando son obligatorias
Si una empresa no emite facturas electrónicas cuando la normativa lo exige, se expone a sanciones administrativas.
Las multas pueden alcanzar hasta 10.000 €, en función de la gravedad del incumplimiento.
Además, emitir facturas en un formato no electrónico cuando ya es obligatorio puede considerarse una infracción grave, independientemente de que la operación sea real.
No conservar las facturas durante el plazo legal
Las facturas electrónicas deben almacenarse en formato digital durante el periodo legal establecido, garantizando su integridad y accesibilidad.
La pérdida de documentos, el uso de formatos incorrectos o la falta de copias de seguridad puede derivar en sanciones económicas, ya que dificulta las labores de comprobación e inspección por parte de la Administración.
Incumplir obligaciones fiscales y contables
Emitir facturas sin cumplir los requisitos legales —como datos obligatorios incompletos, errores en impuestos o falta de registro— puede suponer sanciones adicionales.
En función del tipo de incumplimiento y del perjuicio causado, las multas pueden incrementarse hasta 24.000 € por infracción.
Vulnerar la seguridad y la protección de datos
El uso de sistemas de facturación que no garanticen la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos puede suponer un incumplimiento de la normativa de protección de datos.
En los casos más graves, las sanciones por fallos de seguridad o mala gestión de la información pueden superar los 60.000 €, además del impacto reputacional para la empresa.
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¿Cómo adaptarse correctamente a la factura electrónica?
En Ventura Espejo acompañamos a las empresas en el proceso de adaptación a la factura electrónica, asegurando el cumplimiento normativo y una implantación práctica, segura y alineada con su realidad operativa.
Pasos clave para una facturación electrónica conforme a la normativa vigente
Uso de software de facturación certificado
Para emitir facturas electrónicas válidas es imprescindible contar con un software de facturación certificado conforme a la normativa vigente.
En Ventura Espejo te ayudamos a implantar la solución adecuada, integrada con tus procesos y alineada con la legalidad.
Inclusión de los datos obligatorios en cada factura
Toda factura electrónica debe incluir correctamente los datos obligatorios exigidos por la normativa fiscal y mercantil.
Configuramos tu sistema para que estos datos se generen de forma automática y sin errores formales.
Firma digital y garantía de integridad
La factura electrónica debe ir firmada mediante una firma digital válida que garantice la identidad del emisor y la integridad del documento.
Te asesoramos en la correcta configuración de certificados y procesos de firma electrónica.
Envío a través de plataformas compatibles
Las facturas electrónicas deben enviarse mediante plataformas compatibles que aseguren su correcta entrega y trazabilidad.
Implantamos soluciones que facilitan el envío seguro a clientes y administraciones públicas.
Almacenamiento digital seguro y accesible
La normativa exige conservar las facturas electrónicas en formato digital durante el plazo legal establecido.
Implantamos sistemas de almacenamiento seguro que garantizan acceso rápido y cumplimiento normativo.
Cómo te ayudamos desde Ventura Espejo
En Ventura Espejo te acompañamos en todo el proceso:
- Análisis de tu situación actual.
- Selección de la solución adecuada.
- Configuración y adaptación a la normativa.
- Formación y soporte continuo.
Nuestro objetivo es que cumplas la ley sin complicaciones y con una solución preparada para el futuro.
Preguntas frecuentes - Facturación Electrónica
¿Qué es la facturación electrónica obligatoria?
Es un sistema de emisión y recepción de facturas en formato electrónico estructurado, con la misma validez legal que la factura en papel, que será obligatorio para todas las operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
¿A quién afecta la Ley Crea y Crece?
A todas las empresas y autónomos que realicen operaciones comerciales B2B, independientemente de su tamaño o sector.
¿A partir de cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La implantación será progresiva tras la aprobación del reglamento técnico. Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse y el resto de empresas y autónomos, 2 años.
¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a la facturación?
VeriFactu es el sistema que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación, garantizando la trazabilidad, inalterabilidad y el envío seguro de la información a la Agencia Tributaria.
¿Qué ocurre si no cumplo con la normativa?
El incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 10.000 euros, además de riesgos fiscales y operativos para la empresa.
¿Qué formatos de factura electrónica serán válidos según la normativa?
La normativa exige el uso de formatos electrónicos estructurados, como XML, Facturae u otros estándares admitidos. Estos formatos permiten el tratamiento automático de la información, algo que no es posible con un PDF simple.
¿Necesito cambiar todo mi sistema de gestión para adaptarme?
No necesariamente. En muchos casos basta con adaptar o integrar el software de facturación actual con una solución homologada que cumpla con la Ley Crea y Crece y VeriFactu. En Ventura Espejo analizamos cada caso para definir la mejor opción.
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